Evitando uma crise financeira: como manter sua pequena empresa viva!

Ter um produto excelente, vendas em alta e um excelente atendimento ao cliente são, sem dúvida, algumas das coisas necessárias para se ter um negócio bem-sucedido. Mas tudo isso é irrelevante se você sofrer uma crise financeira. Sem uma posição financeira sólida e estável, o menor choque pode ser suficiente para fazer sua empresa desabar.

Então, o que você pode fazer para garantir que todo o seu trabalho árduo não seja em vão? O que você pode fazer para garantir que uma crise financeira não balance o barco ou mesmo o afunde? Vamos dar uma olhada no que pode causar esses solavancos e, mais importante, o que você pode fazer a respeito.

Insuficiente manutenção de registros e administração

Os proprietários de empresas geralmente não são bons registros ou guarda-livros! Quem abre um negócio é quem tem grandes ideias, vê uma lacuna no mercado ou tem personalidade para vender qualquer coisa. Eles não são pessoas que pulam da cama de manhã e dizem “Ótimo, hoje é um dia de empreender e “mão na massa”!”

Se você deseja manter seu negócio no caminho certo e no estreito, então você tem de aceitar que haverá dias como este; você não pode evitá-lo. Você deve manter registros de suas vendas, compras, quanto você tem, quanta matéria-prima ou produtos acabados você possui.

Sem esses registros, você perderá rapidamente o controle de onde está. Você não saberá:

• Em que você gastou seu dinheiro

• Você não saberá para onde seu dinheiro está indo

• Você não saberá onde estão todas as suas ações – alguém as roubou? Quem sabe?

Você está efetivamente trabalhando no escuro e isso não contribui para a estabilidade financeira. Então, de que tipo de álbum estamos falando? Nada sofisticado. Pode ser tão simples quanto um livro com uma página para suas receitas e outra para suas despesas. Pelo menos uma vez por mês, faça tudo para ver quanto dinheiro você ganhou (espero!). As pessoas que mantêm registros são as pessoas que quebram registros – isso é verdade.

Não monitorar o saldo bancário

Você sabe exatamente qual é o seu saldo bancário hoje? Por que isso é importante? Porque se você vai assinar um cheque, você deve saber se tem dinheiro na sua conta. Se você não fizer isso, o gerente do banco desagradável pode simplesmente devolvê-lo. Estou dando o exemplo de cheque, mas pense naquele boleto ou conta automática que não pode deixar de ser paga.

Obviamente, isso pode ter um efeito negativo em sua reputação; seu crédito será danificado e você pode ter dificuldades para obter suporte de seu banco e fornecedores no futuro. Tudo porque você não verificou seu saldo.

Para evitar isso, certifique-se de manter um total controle do seu livro de caixa e do que você tem em sua conta. Habilite o que puder no Internet Banking. Hoje em dia, todos os bancos da disponibilizam essa facilidade, então não há desculpa para perder a noção de onde você se encontra.

Má gestão de caixa e crédito

Intimamente ligado ao controle de seu saldo bancário está a forma como você administra seu fluxo de caixa. Existem 3 aspectos para isso.

1. Não fique tentado a manter muito dinheiro vivo em sua casa ou nas instalações de sua empresa. Você pode perdê-lo para ladrões, incêndio ou qualquer outra catástrofe.

2. Se você está fazendo vendas ‘business-to-business’, então você pode se deparar com a necessidade de vender a crédito. Em caso afirmativo, seja disciplinado na busca de quaisquer pagamentos pendentes (cobrança). Você não pode se dar ao luxo de ter vergonha de pedir um um pagamento. Se você concordou em crédito de 1 mês, por que esperar 3 meses? Persiga o máximo que puder, porque lembre-se de que você tem suas próprias dívidas a pagar!

3. Você pode ter sorte de ter um período de crédito concedido pelas pessoas de quem você compra. Se eles lhe derem o crédito de um mês, mantenha-o e mantenha a confiança. Se decidir reter suas contas antes de pagar, você poderá se deparar com uma carta de um escritório de advocacia. Não ignore o problema e espere que as ligações desapareçam – elas não vão!

Falta de controles de custo

Para se manter em uma posição financeira sólida, pesquise as compras que você precisa fazer. Compare preços e especificações. Tenha um limite superior além do qual você não pagará. Esteja sempre atento a um bom negócio. Esteja atento a todos os seus fornecedores e pendências.

Gastos com coisas erradas

Administrar seu próprio negócio pode ser uma sensação muito poderosa! Você pode ficar tentado a gastar com qualquer coisa, menos com o negócio – um carro novo, perfumes caros, roupas de marcas importadas, uma nova cozinha. Bem, você tem que ter uma boa aparência, não é?

Durante os primeiros anos e mesmo quando estiver estabelecido, certifique-se de gastar seu dinheiro arduamente ganho nas coisas certas. As armadilhas do sucesso podem não estar certas nesta fase da sua vida empresarial. Seu negócio, para crescer, precisa de caixa. Remova o dinheiro e você remove o sangue vital que mantém seu negócio vivo.

Falha ao fazer cortes no tempo

Deixar de fazer os cortes necessários para garantir a sobrevivência do seu negócio é algo que você não pode fazer. Se você perceber que tem um problema, faça algo a respeito! Não se recoste e espere que as coisas melhorem; as chances são de que não.

Se você tem um produto ou serviço que não está funcionando e está custando dinheiro, não tente vesti-lo – seja implacável e pare com isso. Tome sua decisão rapidamente; não espere. Não agir rápido só aumentará o problema.

Dependendo de um pequeno número de clientes 

Ter um pequeno número de clientes não é um problema quando tudo está indo bem, mas se um ou dois o deixarem ou não pagarem a tempo, isso pode causar problemas.

Se você depende de 3 clientes e um deles sai, você se depara com uma redução de 33% nas vendas. A menos que você possa substituí-lo imediatamente, você não conseguirá cortar suas despesas gerais rápido o suficiente para evitar qualquer crise.

Você não pode permitir que seu negócio seja resgatado. Experimente e diversifique o máximo que puder. Vá lá e conquiste novos clientes.

O mesmo se aplica a empresas que contam com apenas um ou dois produtos. Uma mudança no gosto do público pode deixá-lo maluco, com estoque não vendido e sem negócios!

Não tenho orçamento 

Uma boa disciplina financeira é ter um orçamento. No início de cada ano, sente-se e, com base nas receitas e despesas do ano anterior, defina novas metas. Veja onde você pode cortar gastos ou mesmo o que cortar todos juntos.

Munido de seu orçamento, você terá um guia para trabalhar. Esta será uma segunda verificação antes de fazer grandes compras desnecessárias.

Ter um orçamento proporcionará disciplina aos seus gastos. No final de cada mês, atualize-o incluindo suas receitas e despesas reais e compare o seu orçamento com os reais. A realização deste exercício proporcionará a você mais foco e o que sua empresa está fazendo. Pode ajudá-lo a corrigir as coisas, destacando as áreas problemáticas.

Nenhum plano de contingência implementado – Plano B

As empresas maiores precisam ter um plano de contingência para todas as partes do negócio. Um plano de contingência é basicamente um plano que responde à pergunta: “O que faríamos se isso acontecesse …?”

Qual é o seu “se”? E se você perder suas instalações? E se o seu computador cair?